مبادئ السكرتارية الحديثة وإدارة المكاتب


مبادئ السكرتارية الحديثة وإدارة المكاتب

أهداف البرنامج: 

  1. تزويد المشاركين بالمعلومات النظرية الأساسية حول إدارة المكاتب والإطار العام للوظائف الإدارية والمساعدة ذات العلاقة بمدير المكتب .
  2. إكساب المشاركين المهارات الإدارية والسلوكية اللازمة لممارسة أعمال إدارة المكاتب من مختلف جوانبها التطبيقية التي يمكن أن تساعد المدير في تسهيل أعماله وتيسير اتخاذ قراراته .
  3. الارتقاء بمستوى المشاركين الفكري والعملي على حد سواء عن طريق تفاعلهم مع بعضهم البعض وتبادل خبراتهم وعرض تجاربهم من جهة ، وتفاعلهم مع المحاضر من جهة أخرى وذلك لتمكينهم من التعرف على المشاكل التي تواجههم في أعمالهم وطرق حلها .
  4. إطلاع المشاركين على أحدث الأجهزة والمعدات والمكننة في مجال المكاتب من خلال النماذج المتنوعة ذات العلاقة . 

المستفيدون: 

 

العاملون في مجالات إدارة المكاتب من مديرات ومديرين وسكرتيرين تنفيذيين يعملون في البنوك والشركات والمؤسسات العامة والخاصة. 

 

محتويات البرنامج: 

  • المفاهيم الحديثة لإدارة الأعمال المكتبية :
  • العمل المكتبي وأهميته في زيادة الفعالية الإدارية .
  • الوظائف الرئيسيه لمديري المكاتب ومشكلات  العمل المكتبي .
  • دور التخطيط والتنظيم في نجاح العمل لمكتبي .
  • موقع إدارة المكاتب في العملية. 
  • استعراض مجموعة وظائف مدير المكتب والعناصر التي على أساسها يقدم خدماته داخل وخارج المؤسسة.
  • تحليل أنواع مديري المكاتب وكيفية التعامل مع كل نوع.
  • استعراض مفهوم المكتب والهدف منه والوظائف التي يقوم بها باعتباره القلب النابض في مؤسسات الأعمال.
  • إعداد الوصف الوظيفي لمدير المكتب من قبل مجموعات المشاركين والمشاركات.
  • تعلم مهارة الإدارة بالحذف ومهارة تذكر المستقبل، ومهارة إعداد فهرس للوثائق والملفات وإعداد هيكل تنظيمي للمكتب.
  • كيفية التحضير للاجتماعات الناجحة وتنظيم الوقت. 
  • وصايا لكسب مديرك إلى جانبك.  
  • كيفية إعداد التقرير الحديث ذي الصفحة الواحدة وتطبيق عملي على إعداد تقرير عن فعاليات الدورة. 
  • استخدامات الحاسوب في المكاتب الحديثة بما فيها الشبكة الدولية للمعلومات. 
  • المهارات السلوكية لمديري المكاتب. 
  • المهارات الإدارية لمديري المكاتب ووسائل تنميتها.
  • تنظيم وإدارة المعلومات ( العمل اليومي لمدير المكتب ) .
  • أساسيات الكتابة الإدارية الناجحة والصياغة لجيدة .
  • إعداد وتنظيم المقابلات واللقاءات .
  • إعداد وتنظيم الإجتماعات واللجان .
  • إعداد وكتابة المحاضر والتقارير .
  • إدارة الوقت وتنظيم وقت المدير .
  • النظرة الشمولية الجديدة لعمل السكرتاريا ورؤيتها المستقبلية لما بعد عام 2000
  • أنواع السكرتاريا مع التركيز على عمل السكرتيرة كمديرة متميزة للمكتب  
  • تنظيم المعلومات الواردة للسكرتيرة باستخدام نموذج ( كيف تتذكر المستقبل)
  • الأدوات و المعدات و المكننة المكتبية في مجال السكرتيرة
  • مهارات العلاقات العامة و الاتصال الناجح للسكرتيرة
  • إدارة الوقت والاجتماعات
  • استخدام أحدث تطبيقات الحاسوب
  • نظم حفظ المستندات وبناء الأرشيف
  • المهارات السلوكية
  • كتابة التقارير (من صفحة واحدة)
  • الإعداد للمؤتمرات
  • تنظيم السفر والرحلات

أساليب التدريب: 

  • المحاضرة القصيرة
  • النقاش و الحوار
  • العمل ضمن مجموعات
  • التمارين الجماعية والتطبيقات العملية.