السكرتارية الالكترونية E. Secretary



الأهداف: 

  • طبيعة عمل السكرتارية في عصر هندسة المعرفة.
  • مسئوليات السكرتير العالمي (تجارب عالمية و عربية ناجحة)
  • تطوير أداء السكرتير العصري (الفعاليات و التحديات)
  • الممارسات العالمية في المجالات المختلفة للسكرتارية الحديثة.
  • المفاهيم المعاصرة للسكرتارية الحديثة في عصر هندسة المعرفة
  • تنمية مهارات السكرتارية لإدارة أعماله باستخدام الحاسب الآلي .
  • تنمية مهارات التركيز وتقوية الذاكرة.
  • تدريب المشاركين على تقنيات الحاسوب واستخداماتها لتسهيل القيام بأعمال المكاتب وسرعة الإنجاز.
  • إلمام المشارك بحفظ المعلومات وسرعة استرجاعها.
  • إعداد و صياغة المراسلات الرسمية ضمن منظومة الاتصالات الإدارية.
  • حفظ وتوثيق وفهرسة البيانات.
  • جدولة المواعيد والمقابلات.
  • بناء قواعد البيانات الخاصة بالمدير.
  • إطلاع المشارك على الأسس الحديثة لإدارة مكاتب المستقبل بفاعلية.
  • المهارات السلوكية و التنظيمية للسكرتير (مدير المكتب المتميز)
  • توضيح أهمية الدور المحوري للسكرتارية ومدراء المكاتب المعاصرة.
  • تنمية مهارات الاتصالات مع التركيز على المراسلات وتقوية الذاكرة.
  • مهارات التركيز وتقوية الذاكرة للسكرتير المتميز
  • تقديم شرحاً شاملاً وافياً للمشاركين عن الإعداد للمؤتمرات وإدارة عملية انعقادها.
  • تقوية الذاكرة ، تطوير القراءة , و الثقة بالنفس , مهارات التركيز .

محتويات البرنامج: 

  • السكرتارية العالمية (المهام والمسئوليات)
  • نظام معلومات السكرتير.
  • طبيعة عمل السكرتارية في عصر هندسة المعرفة.
  • مسئوليات السكرتير العالمي (تجارب عالمية و عربية ناجحة)
  • تحديد غايات وأهداف وخطط عمل المكتب كوحدة إدارية في المؤسسة.
  • التوجيه المستمر والإرشاد لتطبيق الأنظمة والسياسات المختلفة التي تضعها الإدارة.
  • إعداد و صياغة المراسلات الرسمية ضمن منظومة الاتصالات الإدارية.
  • المهارات السلوكية و التنظيمية – التركيز وتقوية الذاكرة للسكرتير (مدير المكتب المتميز)
  • تطوير أداء السكرتير العصري (الفعاليات و التحديات)
  • تطبيقات الحاسب الآلي في حفظ وتوثيق وفهرسة البيانات.
  • تحديد الاحتياجات الرئيسة التي تشتمل عليها أنشطة الإدارة المكتبية.
  • العوامل المساعدة في تفعيل إدارة المكاتب مثل التدريب وغيره من الحوافز.
  • مفهوم السكرتارية المعاصرة والعلاقة الوثيقة التي تربط وظيفة السكرتير بالأعمال المكتبية المختلفة.
  • الصفات والمؤهلات الشخصية الأساسية اللازمة لكل نوع من أنواع السكرتارية.
  • أهمية مواكبة المستجدات في المؤسسة وضرورة الاطلاع على آخر الأساليب والأجهزة الحديثة
  • تطبيقات الحاسب الآلي في جدولة المواعيد والمقابلات.
  • تطبيقات الحاسب الآلي في سرعة تجهيز واسترجاع العناوين.
  • سرعة تجهيز المراسلات من خلال خاصية دمج المراسلات والعناوين.
  • تطبيقات الحاسب الآلي في تجهيز العروض المقدمة في الاجتماعات .
  • إدارة الملفات وتصنيفها باستخدام الحاسوب. إدارة البريد الصادر والوارد وإجراءاته الحاسوبية
  • تطبيقات الحاسب الآلي في حساب المؤشرات والمعايير المطلوبة من السكرتير.
  • تطبيقات الحاسب الآلي في البريد الإلكتروني.
  • التعامل مع مواقع الشبكة الدولية للمعلومات المرتبطة بأعمال السكرتير.
  • شبكة المعلومات الداخلية والاستفادة منها في خدمة السكرتير.
  • إعداد الرسائل والتقارير الإدارية والمحاسبية.
  • إدارة الاتصالات الحديثة وأهم برامجها. ادارة البريد الالكتروني.
  • التعرف على الأوامر اللفظية والطباعة اللفظية في برامج MS Office XP .
  • المفاهيم المختلفة لعملية الاتصالات. عناصر ومراحل عملية الاتصال.
  • وسائل الاتصالات المختلفة.عوامل نجاح ومعوقات عملية الاتصال.
  • الأمور التي يجب أخذها بعين الاعتبار من أجل تطوير مهارات الاتصال.
  • مهارات التركيز والاتصال والتعامل مع الاخرين , اساليب تقوية الذاكرة وتنظيم الوقت
  • أنواع الرسائل: رسالة عادية: نموذج فاكس، رسالة الكترونية.
  • مواصفات وأجزاء الرسالة الرسمية تحديد الأهداف والتمويل اللازم.
  • تحديد وتنظيم القوى العاملة والأدوات والمعدات والمستلزمات كافة.
  • مراحل انعقاد الملتقى (الإعداد، الانعقاد، وما بعده) المتطلبات اللازمة لكل مرحلة.

أساليب التدريب: 

  • المحاضرة القصيرة
  • النقاش و الحوار
  • العمل ضمن مجموعات
  • التمارين الجماعية والتطبيقات العملية